Zeitmanagement
Dienstplanung
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Durch Digitalisierung zum fairen Dienstplan
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Das Problem
Der Dienstleistungsbedarf - insbesondere in sozialen und medizinischen Einrichtungen - ist in den letzten Jahren enorm angestiegen und wächst stetig weiter.
Die Personalabteilungen stehen in der Verantwortung, die in den Einrichtungen anfallenden Arbeiten unter Einhaltung der gesetzlichen, tariflichen (z.B. AVR und TVöD) und betrieblichen Vorschriften möglichst fair auf das zur Verfügung stehende Personal zu verteilen. Des Weiteren müssen geplante und ungeplante Abwesenheiten in Form von Urlaub, Krankheit usw., aber auch persönliche Wünsche gebührende Berücksichtigung finden. Die Vielzahl und Vielfalt der Tätigkeiten, die darüber hinaus unterschiedlichen Qualifikationsansprüchen genügen müssen, tragen zusätzlich zur Steigerung der Komplexität dieser Arbeitsverteilung bei. Eine ausreichend exakte und gerechte Planung der Dienste für das gesamte Personal ist mit den herkömmlichen manuellen Mitteln nicht mehr zu bewältigen.
Unsere Lösung
Durch die digitale Transformation der Arbeitsprozesse im Rahmen der Dienstplanung haben wir die Kernaufgaben der Personalabteilung effizient und echtzeitnah harmonisiert.
Das Modul Dienstplanung stellt durch anwenderfreundliches Monitoring und einen interaktiven Planungsassistenten der Personalabteilung genau die IT-Unterstützung zur Verfügung, die in den betroffenen Bereichen die dringend notwendige Transparenz und Entlastung bringt. Mit der präzisen Abbildung der Tätigkeitsstrukturen und dem Einsatz intelligenter Automatismen zur Berücksichtigung AVR-konformer Regelwerke sorgt dieses innovative Werkzeug für einen realitätsgetreuen und kostenoptimierten Personaleinsatz.
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Interaktive Planung
Das Planungstableau bildet das Basiselement des digitalen Dienstplanungsassistenten und enthält zentral die kalendarische Verteilung der Dienste (Schichten) auf Tagesebene. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, wird in den einzelnen Zellen lediglich das entsprechende Dienst- oder Schichtkürzel eingetragen. Eine Tageszelle kann zeilenweise mehrfach besetzt sein, wie z. B. mit der Planzeit. oder dem Kürzel für den Fehlzeitgrund. Das zu bearbeitende Zeitfenster wird im Kopfteil des Planungsassistenten definiert und lässt sich auf die wochen- und monatsweise, aber auch auf eine präzise (von-bis) Betrachtungsweise einstellen. Damit ist auch die parallele Betrachtung des abgelaufenen Monats möglich, um evtl. längerfristige Fehlzeiten des Vormonats bereits berücksichtigen zu können.
An der linken Seite des Tableaus werden die identifizierenden Daten der ausgewählten Personen angezeigt. Die Anzahl und der Ausgabeumfang zu den Personen lassen sich über einen Filter und die Zeilen-und Spaltenauswahl im Kopfteil des Tableaus unter „Einstellungen“ festlegen.
Im Fußteil des Assistenten sind Summenzeilen für die Anzahl der in der Früh-, Spät- und Nachtschicht benötigten Mitarbeiter einer bestimmten Qualifikation berechnet. Abweichungen werden durch eine Ampelfunktion kenntlich gemacht.
Die intuitive und interaktive Bedienung des Planungsassistenten auch durch Abteilungs-, Bereichs- oder Gruppenleiter ermöglicht eine abgesicherte und fristgerechte Freigabe des Dienstplans.
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Dienstplan Freigabe
Beim Abschluss des Dienstplans gibt es eine klare Trennung zwischen Speichern des Plans und der Freigabe. Die Freigabe erzeugt ein Abbild des Plans, der später auch für Auswertungen (Planungsqualität) herangezogen werden kann und ausgedruckt wird. Des Weiteren hat die Freigabe auch zur Folge, dass keine weitere Änderung am freigegebenen Plan (z.B. rechtliche Vorschriften) mehr vorgenommen werden kann. Durch spontane Änderungen am Plan nach der Freigabe (Krankheiten, Tausch von Schichten) wird somit nur am aktuellen Plan gearbeitet ohne den freigegebenen Plan zu verändern.
Neben der Standard-Schicht sind bei den Mitarbeitern der Eintrag einer zusätzlichen Rufbereitschaft-Schicht möglich. Die Funktionalität „Springer“ ermöglicht den Abteilungsleitern eine Zuordnung des Mitarbeiters in eine andere Abteilung (z.B. für einen begrenzten Zeitraum).
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Planungsqualität
Um die Qualität der Planung auszuwerten bietet das Programm die Funktion „Planungsqualität“ an. Der freigegebene Plan wird mit dem aktuellen Plan verglichen und es wird über Ampelfarben kenntlich gemacht, wo es zu Abweichungen gekommen ist. Zusätzlich können auch noch die Ist-Buchungen aus der Personalzeiterfassung für einen Vergleich herangezogen werden.
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Personalisierung
Die Dienstplan-Funktionalität ist komfortabel individualisierbar. Neben den Personen-Filtern können pro Mitarbeiter verschiedene Zeilen angezeigt werden (Schicht, Fehlzeit, Einsatzstunden, …). Die Farben der Schichten und / oder der Fehlzeitgründe können beliebig angepasst werden. Für jeden Abteilungsleiter kann eine Vorlage der Einstellungen erstellt werden und als Datei gesichert und an andere Abteilungsleiter übertragen werden,
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Integration
Die Dienstplanung ist integraler Bestandteil des Personalzeitmanagementsystems obserwer.PZE.
Mit dem Dienstplan liefert das Modul die Solldaten für das System, also die Informationen darüber, wie lange eine Person an welchem Tag in welcher Schicht welche Arbeiten (optional) durchführen soll. Im Rahmen der Zeiterfassung werden im Personalzeitmanagementsystem die entsprechenden Istdaten ermittelt, die im System selbst zur Zeitabrechnung benötigt werden, dann aber auch von der Dienstplanung zur zeitnahen Korrektur betroffener Dienstpläne herangezogen werden. Diese gemeinsame Nutzung der Stamm- und Bewegungsdaten gewährleistet ein Höchstmaß an Datenintegrität und –sicherheit und bildet damit die Voraussetzung für funktionale Stabilität und Effektivität.
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