Anwenderbericht BERTSCHI AG

• Ausgangssituation

  In unserer Branche bleibt kein Raum für Zufall. Wenn Stoffe transportiert werden, die ggf. besondere Vorsicht verlangen, braucht es mehr als nur PS unter der Haube. Es braucht Menschen, die Verantwortung übernehmen – und Systeme, die einem den Rücken freihalten. Doch wie behält man den Überblick über hunderte Einsätze, wechselnde Schichten und gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit. Vor dieser Frage standen wir – bis wir uns für ein digitales Zeiterfassungssystem entschieden haben, das genauso präzise arbeitet wie unsere Disposition. In diesem Bericht zeigen wir, wie uns die Einführung gelungen ist, welche Herausforderungen wir gemeistert haben und wie unsere Kunden und Mitarbeitenden heute davon profitieren. Denn am Ende zählt nicht nur, was wir bewegen, sondern wie sicher und verlässlich wir es tun.

  Das Unternehmen

  Bertschi wurde 1956 als Familienunternehmen mit Hauptsitz in Dürrenäsch in der Schweiz von Hans und Rolf Bertschi gegründet. Das Unternehmen hat sich schnell eine führende Position im intermodalen Transport von Chemikalien auf Schiene, Straße und Wasser in Europa erarbeitet und ist heute ein weltweit führender Anbieter von ISO-Tank-Transporten und logistischen Mehrwertdienstleistungen für die chemische Industrie.
  Dazu gehören ein globales Angebot im Frachtmanagement sowie mehrere Bertschi-Logistikanlagen in Europa und Asien.

  Diese Zahlen sprechen für sich:
  Die Bertschi AG hat in Deutschland 7 Standorte, die in der Rechtsform von eigenständigen GmbHs betrieben werden. An 3 Standorten wurde bisher das Personal- und Projektzeitmanagementsystem OBSERWER der OBS GmbH Aachen eingeführt:

  1. Bertschi Transport GmbH Köln
  2. Bertschi Transport GmbH Duisburg
  3. STR GmbH Schwarzheide

  Auswahl des Systems

  Um unseren hohen Ansprüchen an Sicherheit und Transparenz, aber auch um das Arbeitsumfeld unseren Mitarbeitenden weiter zu verbessern, haben wir uns dazu entschlossen, ein digitales Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen. Nach einer umfassenden Evaluierung und auch auf Empfehlung von einigen unserer Geschäftspartner haben wir uns für das System OBSERWER der Aachener OBS GmbH entschieden, das für seine Verfügbarkeit, Benutzerunterstützung und Anpassungsfähigkeit bekannt ist. Es ermöglicht eine präzise und transparente Erfassung der Arbeitszeiten und erfüllt die gesetzlichen Vorgaben. Denn in Deutschland sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Dies umfasst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, um die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten sicherzustellen.

   

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  Implementierungsprozesse

  Die Einführung von OBSERWER erfolgte in mehreren Schritten:

  1. Bedarfsanalyse: Identifikation spezifischer Anforderungen der betroffenen Niederlassungen.
  2. Systemanpassung: Konfiguration des Systems entsprechend den lokalen Gegebenheiten und gesetzlichen Vorgaben.
  3. Schulung: Intensive Trainings für Mitarbeiter und Führungskräfte, um eine korrekte Nutzung sicherzustellen.
  4. Pilotphase: Testlauf in ausgewählten Abteilungen zur Identifikation und Behebung von Problemen.
  5. Rollout: Flächendeckende Einführung des Systems in den Niederlassungen.
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  Vom Schichtprogramm zum fairen Dienstplan

  Organisationsstruktur, Qualifikation und Beschäftigungsverhältnis bilden die Basis für die Schichtprogramme und Schichtzyklen, die den Mitarbeitenden zugeordnet sind. Unter Berücksichtigung der betrieblichen Belange und der aktuell zur Verfügung stehenden Personalkapazität werden dann bedarfsgerechte Dienstpläne erstellt. Kurzfristige Umplanungen durch unvorhergesehene Personalausfälle oder aber auch durch individuelle Arbeitszeitwünsche unserer Mitarbeitenden können interaktiv noch eingebracht werden. So erhalten wir nicht nur detaillierte, sondern auch „faire“ Dienstpläne.

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  Digitaler Workflow mit OBS.WebTime

  Mit dieser webbasierten Applikation werden in unserem Hause die Personalabteilung und die Teamleiter enorm entlastet. Schwerpunktmäßig werden die folgenden Prozesse papierlos und effizient abgewickelt:

  • Beantragen und Genehmigen von Urlaub, Dienstreisen und sonstigen Abwesenheiten (Homeoffice, Mehrarbeitsausgleich, Ausbildung Driver etc.)
  • Abwicklung der Krankmeldungen durch die Teamleiter für die Mitarbeitenden in ihrem Verantwortungsbereich
  • Ergänzung und Korrektur von Zeiterfassungsmeldungen durch den autorisierten Vorgesetzten oder über Anträge der Mitarbeitenden
  • Freigabe von Mehrarbeitskontingenten in variablen Zeitfenstern oder automatisiert über Schwellwerte gesteuert

  Zur komfortablen Abwicklung des ESS und der damit verbundenen Genehmigungsverfahren haben wir dezentral Industrie-PCs mit dem Betriebssystem Windows 10 IoT Enterprise der Firma Datafox installiert.
  Sie verfügen über einen 18,5-Zoll-Touchscreen, einen integrierten RFID-Leser nach Legic-Technik sowie einen Fingerprintleser. Damit sind die Identifikationsmedien kompatibel mit den eingesetzten Geräten von dormakaba.

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  Top informiert mit OBS.NotifyMe

  Mit diesem Modul haben wir die Möglichkeit, Nachrichten unterschiedlicher Art an die Mitarbeitenden unseres Unternehmens zu versenden. Die Nachrichten lassen sich nach ihrer Art in drei Gruppen einteilen:

  1. Events (Eventmonitor)
  2. Alarme und Warnungen (Alarmmonitor)
  3. Schlagzeilen (Messagingmonitor)

  Mit dem Messagingmonitor werden interessante Daten (Schlagzeilen) aus dem Unternehmensumfeld verbreitet. Er kann als das digitalisiertes “schwarze Brett” verstanden werden.

  Warnungen und Alarme werden über den Alarmmonitor generiert. Sie beziehen sich in der Regel auf Begebenheiten aus dem innerbetrieblichen Geschehen und werden immer dann ausgelöst, wenn es Abweichungen von der Normalität gibt. Welche betrieblichen Daten und Kennwerte im Unternehmen der Prüfung unterzogen werden, haben wir im Vorfeld ausgewählt. In einer Parametertabelle werden die zughörigen Grenz- und Schwellwerte bezogen, die festlegen, wann die Alarme ausgelöst werden sollen.

  Aus einer weiteren Parametertabelle werden Endtermin, ein Zeitfenster für die Dauer sowie die Wiederholfrequenz für die Aktion bereitgestellt. Die zum Vergleich benötigten Soll- und Istdaten (Personalstamm, Arbeitszeitprogramm, Zeitkonten, Logdateien usw.) werden von der OBSERWER-DB geliefert. Zur Veröffentlichung haben wir uns für den E-Mail-Versand entschieden.

  OBS.NotifyMe hilft uns mit seinen umfassenden und flexiblen Benachrichtigungsfunktionen dabei, die gesetzlichen Anforderungen und die betrieblichen Regelungen effektiv umzusetzen und gleichzeitig die Gesundheit und Produktivität der Mitarbeitenden zu fördern.

• Ergebnisse und Vorteile

  Seit der Implementierung von OBSERWER verzeichnet Bertschi mehrere positive Effekte:

  • Rechtskonformität: Erfüllung der Verpflichtung zur Einführung der digitalen Arbeitszeiterfassung und Sicherstellung der Einhaltung deutscher Arbeitszeitgesetze.
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den administrativen Aufwand in der Personalabteilung und bei den Teamleitern.
  • Transparenz: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten und den digitalen Workflow ihrer Anträge eigenständig einsehen, was das Vertrauen stärkt.
  • Flexibilität: Das System unterstützt verschiedene – auch komplexe – Arbeitszeitmodelle und ist skalierbar für zukünftige Anforderungen.
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  Stimmen zum Projekt

  Frank Gehlen,

  Head of Administrations, Bertschi Group

  „Mit der neuen Zeiterfassung haben wir den administrativen Aufwand spürbar reduziert und gleichzeitig die Transparenz für unsere Mitarbeitenden erhöht. Besonders in einer Branche, in der präzise Zeiten und Planungssicherheit an zentraler Stelle stehen, ist das ein echter Fortschritt.“

   

  René Nissing, CEO, OBS GmbH Aachen

  „Das Projekt mit Bertschi war für uns ein Paradebeispiel dafür, wie moderne Zeiterfassung passgenau in komplexe Logistikprozesse integriert werden kann. Wir freuen uns, ein Stück digitale Zukunft in einem so sensiblen Umfeld mitgestalten zu dürfen.“

  Fazit

  Die Einführung von OBSERWER in den deutschen Niederlassungen der Bertschi AG war ein strategischer Schritt, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und betriebliche Prozesse zu optimieren. Bertschi zeigt damit sein Engagement für Compliance und Mitarbeiterzufriedenheit. Die Einführung des Zeiterfassungssystems war mehr als ein Digitalisierungsprojekt. Sie war ein strategischer Schritt hin zu mehr Effizienz, Transparenz und Sicherheit. Gemeinsam mit der OBS GmbH Aachen wurde eine Lösung geschaffen, die mit den Anforderungen der Branche wächst und dabei nie das Wichtigste aus den Augen verliert: die Zeit.