obserwer.ESK: Wichtige Schritte zum Jahreswechsel 17/18

• Sehr geehrte/r ESK-Anwender/in, für einen reibungslosen Start in das neue Jahr mit dem Zeiterfassungssystem obserwer.ESK sollten folgende Punkte beachtet werden: (siehe auch in der Online-Hilfe Kapitel 8.5.2: ‚Jahresabschlussarbeiten‘) 1. Zum Jahresende 2017 (spätestens Mitte Dezember) 1.1. ggf. Kalender für 2018 anlegen: Funktion „Datei/Kalender“ und Befehlsschaltfläche „Kalender verlängern“. Funktion „Datei/Kalender“ in der Rubrik Sondertage den Feiertag auswählen und im Kalender den entsprechenden Tag anklicken (z.B. für Rosenmontag). 1.2. ggf. Personenkalender für alle Mitarbeiter vom 01.01.2018 bis 31.12.2018 generieren: Funktion „Bearbeitung/Personenkalender generieren“ ausführen. 1.3. Geplante Urlaubstage für das Jahr 2018 können bereits eingetragen werden: Funktion „Bearbeiten/Personenkalender“ oder „Bearbeiten/Nachbearbeiten Stempelkarte“. 2. Zum Jahresanfang 2018 2.1. ggf. neuen Urlaubsanspruch für das Jahr 2018 freigeben: Funktion „Bearbeiten/Periodenabschluss“ mit der Option „jahresweise“ aufrufen. 2.2. Buchungen ab dem 01.12.2017 für alle Mitarbeiter bewerten: Funktion „Bearbeiten/Bewerten“ ausführen. 2.3. Monatsabschluss für den Dezember 2017 durchführen: Funktion „Bearbeiten/Periodenabschluss“ mit der Option „monatsweise“ durchführen. 2.4. Urlaubstage für das Jahr 2018 kontrollieren: Funktion „Auswertung/Listen/Personenliste“ bzw. „Auswertung/Listen/Urlaubsliste“. 3. empfehlenswert sind weiterhin folgende Systemarbeiten (siehe auch in der Online-Hilfe: ‚Regelmäßige Systemarbeiten‘ im Anhang): 3.1. Alte Buchungen löschen, um zu verhindern, dass die Datenbank zu groß wird: Funktion „System/Buchungen löschen“, z.B. alle Buchungen, die älter als 2 Jahre sind. [Vor dem Löschen sind unbedingt die gesetzlichen Vorgaben zur Datenarchivierung zu beachten!] 3.2. Datenbank reorganisieren (wichtiger Tipp zur Performance-Verbesserung): Funktion „System/Datenbank komprimieren“. 3.3. nur für Kunden mit Projektdatenerfassung: Funktion „Projekte löschen“: fertige und nicht mehr für die Auswertung benötigte Projekte löschen. Hinweis: Ab ESK-Programmversion 21.x sind die Schritte 1.1, 1.2 und 2.1 nicht mehr erforderlich, da das Verlängern des Jahres- und Personenkalenders sowie die Freigabe des Jahresurlaubs für das neue Jahr bereits automatisch beim Bewerten erfolgen. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Hotline:Tel.: 0241/71018, Fax: 0241/78539, Email: info@obs.gmbh Web: www.obs.gmbhMit freundlichen Grüßen.Ihr obserwer-Team