obserwer.ESK: Wichtige Schritte zum Jahreswechsel 17/18

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Sehr geehrte/r ESK-Anwender/in, für einen reibungslosen Start in das neue Jahr mit dem Zeiterfassungssystem obserwer.ESK sollten folgende Punkte beachtet werden:
(siehe auch in der Online-Hilfe Kapitel 8.5.2: ‚Jahresabschlussarbeiten‘)
1. Zum Jahresende 2017 (spätestens Mitte Dezember)
1.1. ggf. Kalender für 2018 anlegen:
- Funktion „Datei/Kalender“ und Befehlsschaltfläche „Kalender verlängern“.
- Funktion „Datei/Kalender“ in der Rubrik Sondertage den Feiertag auswählen und im Kalender den entsprechenden Tag anklicken (z.B. für Rosenmontag).
1.2. ggf. Personenkalender für alle Mitarbeiter vom
01.01.2018 bis 31.12.2018 generieren:
- Funktion „Bearbeitung/Personenkalender generieren“ ausführen.
1.3. Geplante Urlaubstage für das Jahr 2018 können
bereits eingetragen werden:
- Funktion „Bearbeiten/Personenkalender“ oder „Bearbeiten/Nachbearbeiten Stempelkarte“.
2. Zum Jahresanfang 2018
2.1. ggf. neuen Urlaubsanspruch für das Jahr 2018 freigeben:
- Funktion „Bearbeiten/Periodenabschluss“ mit der Option „jahresweise“ aufrufen.
2.2. Buchungen ab dem 01.12.2017 für alle Mitarbeiter bewerten:
- Funktion „Bearbeiten/Bewerten“ ausführen.
2.3. Monatsabschluss für den Dezember 2017 durchführen:
- Funktion „Bearbeiten/Periodenabschluss“ mit der Option „monatsweise“ durchführen.
2.4. Urlaubstage für das Jahr 2018 kontrollieren:
- Funktion „Auswertung/Listen/Personenliste“ bzw. „Auswertung/Listen/Urlaubsliste“.
3. empfehlenswert sind weiterhin folgende Systemarbeiten
(siehe auch in der Online-Hilfe: ‚Regelmäßige Systemarbeiten‘ im Anhang):
3.1. Alte Buchungen löschen, um zu verhindern, dass die Datenbank zu groß wird:
- Funktion „System/Buchungen löschen“, z.B. alle Buchungen, die älter als 2 Jahre sind. [Vor dem Löschen sind unbedingt die gesetzlichen Vorgaben zur Datenarchivierung zu beachten!]
3.2. Datenbank reorganisieren (wichtiger Tipp zur Performance-Verbesserung):
- Funktion „System/Datenbank komprimieren“.
3.3. nur für Kunden mit Projektdatenerfassung:
- Funktion „Projekte löschen“: fertige und nicht mehr für die Auswertung benötigte Projekte löschen.
Hinweis: Ab ESK-Programmversion 21.x sind die Schritte 1.1, 1.2 und 2.1 nicht mehr erforderlich, da das Verlängern des Jahres- und Personenkalenders sowie die Freigabe des Jahresurlaubs für das neue Jahr bereits automatisch beim Bewerten erfolgen.
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Hotline:Tel.: 0241/71018,
Fax: 0241/78539,
Email: info@obs.gmbh
Web: www.obs.gmbhMit freundlichen Grüßen.Ihr obserwer-Team