Rheinischer Verein für katholische Arbeiterkolonien e.V.

• Der Kontext

  Die Einführung der OBS-Systeme beim Rheinischen Verein mit Hauptsitz in Aachen ist geprägt durch eine maßgeschneiderte Dienstplanung, der Abbildung der AVR-Regeln zur Abrechnung der Löhne und einer automatisierten Schnittstelle zu KIDICAP.

  Insgesamt 500 Mitarbeiter und 16 Terminals von dormakaba werden mit den OBS-Systemen verwaltet.

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  Der Kunde

  Kontakt:

  Rheinischer Verein für Katholische Arbeiterkolonien e.V.

  Kapitelstraße 3

  52066 Aachen

  Telefon: +49 (0)241 43 11 05
  www.rhein-verein.de

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  Mitglied im Caritasverband für das Bistum Aachen e.V.

  Im Laufe der Jahre hat sich das Angebot der Einrichtungen immer weiter den Ansprüchen der Menschen in besonders schwierigen Lebenssituationen angepasst. Heute geht es eher darum, eine Zwischenstation anzubieten, um über das eigene Leben nachzudenken, sich seiner Suchtprobleme bewusst zu werden, eigene Ressourcen neu zu entdecken, sein Leben und die vielschichtigen Problemlagen zu sortieren, um dann mit gestärktem Selbstvertrauen für sich Perspektiven zu entwickeln und den Sprung zurück in die Gesellschaft zu wagen.

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  Personalzeiterfassung

  Die Einführung der elektronischen Personalzeiterfassung hat Einhalt in allen Standorten bekommen. Für das Spectrum Aachen wurden die Terminals von dormakaba 97 20 und 96 20 an den LAN-technisch verbundenen Orten Baesweiler, Schierwaldenrath, Eschweiler, Weisweiler und Aachen installiert. Diese Terminals können allesamt über eine OBS-Software gesteuert und verwaltet werden.

  Für das Clemens-Josef-Haus in Blankenheim, das Petrusheim in Weeze und die Seniorenhausgemeinschaft in Blankenheim wurde auf eine ausgewogene Verteilung der Terminals von dormakaba (97 20 und 96 20) an den neuralgischen Punkten der Einrichtung Wert gelegt.

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  Dienstplanung

  Zusätzlich zur Personalzeiterfassung wurde das Personaleinsatzplanungstool obserwer.PEP eingesetzt. Hierdurch können alle Abteilungsleiter (Pflege, Küche, Landwirtschaft,…) durch eine elektronische Planung samt einer nahtlosen Integration mit der Personalzeiterfassung Ihre Mitarbeiter einplanen. Redundanzen beim Einsatz zweier „Insellösungen“ für die beiden Bereiche PZE & PEP würden zu hohen Redundanzen führen. Dies würde Mehrfacherfassungen zur Folge haben in beiden Systemen. Durch die Software „aus einer Hand“ werden auch kostenintensive Schnittstellen vermieden.

  Die Herausforderung bei der Lohnabrechnung die für den „sozialen Bereich“ geltenden AVR-Regeln zu befolgen, wurde durch Workshops erarbeitet und erfolgreich umgesetzt.

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  Schnittstelle Lohnabrechnung

  Eine Schnittstelle für die Übergabe der Dateien aller Standorte an das Abrechnungsprogramm KIDICAP wurde implementiert und ist bereits seit Mitte 2017 aktiv. Eine Integration in die vorhandenen Strukturen der Lohnabrechnung im Caritas-Haus in Aachen wurde ebenfalls realisiert.

• Durch diverse Workshops in den Einrichtungen vor Ort oder im Caritas-Haus in Aachen wurden sinnvolle Anpassungen und Verbesserungen zur maßgeschneiderten Lösung für Altersheime und Pflegeheime festgelegt.

  Basierend auf den Meetings konnten diverse Anforderungen gelöst werden (Auszug):

  • Gewährung von Zusatzurlauben bei gewissen Voraussetzungen (Wechselschichten),
  • Abbildung diverser AVR-Regeln je nach Anlage,
  • Abbildung von Rahmendienstplänen,
  • Mehrarbeitsgenehmigungsverfahren,
  • Planfreigabe zum Stichtag,
  • optimierter Ausdruck z.B. für A3,
  • Planungsqualitäts-Auswertung,
  • v.m.